結(jié)合《中國(guó)石油大學(xué)（北京）學(xué)生社團(tuán)管理辦法》，依據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定，就學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)審批工作提出如下要求：
一、適用范圍
本辦法適用于全校注冊(cè)登記的校級(jí)學(xué)生社團(tuán)申請(qǐng)使用校團(tuán)委學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算申請(qǐng)、支出執(zhí)行、決算報(bào)銷(xiāo)、監(jiān)督管理等全流程工作。
二、管理原則
學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理和使用應(yīng)遵循以下原則：
（一）先預(yù)算，后支出。舉辦各類(lèi)學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)前應(yīng)先落實(shí)經(jīng)費(fèi)預(yù)算。
（二）規(guī)范管理，合理支出。經(jīng)費(fèi)支出應(yīng)按預(yù)算執(zhí)行，專(zhuān)款專(zhuān)用，支出規(guī)范合理。
（三）厲行節(jié)約，強(qiáng)化績(jī)效。經(jīng)費(fèi)使用過(guò)程中應(yīng)厲行節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，強(qiáng)化績(jī)效意識(shí)，花錢(qián)必問(wèn)效，避免無(wú)效低效支出，提升育人實(shí)效。
三、社團(tuán)經(jīng)費(fèi)日常管理要求
1.學(xué)生社團(tuán)應(yīng)建立嚴(yán)格的經(jīng)費(fèi)管理制度，規(guī)范經(jīng)費(fèi)收支與臺(tái)賬管理。社團(tuán)須每學(xué)期向全體成員公布經(jīng)費(fèi)使用情況，主動(dòng)接受成員監(jiān)督。學(xué)生社團(tuán)解散或注銷(xiāo)后，剩余財(cái)產(chǎn)按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一執(zhí)行處置。校團(tuán)委對(duì)社團(tuán)經(jīng)費(fèi)來(lái)源、經(jīng)費(fèi)使用情況開(kāi)展全程監(jiān)督與業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
2.學(xué)生社團(tuán)原則上不接受校外資助，不收取成員會(huì)費(fèi)；未經(jīng)批準(zhǔn)，學(xué)生社團(tuán)不得自行與校外任何單位、組織或個(gè)人簽訂任何形式的合約或協(xié)議；確有資助需求的，須經(jīng)校團(tuán)委對(duì)資助事宜的合法合規(guī)性進(jìn)行審核，所有資助經(jīng)費(fèi)統(tǒng)一納入學(xué)校財(cái)務(wù)規(guī)范管理。
四、活動(dòng)前預(yù)算申請(qǐng)
各學(xué)生社團(tuán)如需申請(qǐng)校團(tuán)委支持經(jīng)費(fèi)，須在活動(dòng)舉辦前至少10個(gè)工作日向校團(tuán)委提交預(yù)算申請(qǐng)。原則上僅受理申報(bào)“學(xué)生社團(tuán)精品活動(dòng)建設(shè)工程”的學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)。
（一）申請(qǐng)材料
1.活動(dòng)方案；
2.中國(guó)石油大學(xué)（北京）學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算申請(qǐng)表；
預(yù)算申請(qǐng)可涵蓋打印店簽單和其他預(yù)算兩個(gè)部分
3.擬開(kāi)展活動(dòng)的新聞宣傳稿件；
應(yīng)強(qiáng)化績(jī)效意識(shí)，在提交預(yù)算申請(qǐng)時(shí)同步提交擬于活動(dòng)結(jié)束后發(fā)布的新聞宣傳稿件草案
（二）提交方式
以上材料須同步提交紙質(zhì)版和電子版，具體提交方式如下：
1.電子版材料
以word格式提交，無(wú)需填寫(xiě)意見(jiàn)及簽名；發(fā)送至校團(tuán)委青年社團(tuán)發(fā)展指導(dǎo)中心工作郵箱：[email protected]；郵件主題命名為：xx社團(tuán)xx活動(dòng)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)材料。
2.紙質(zhì)版材料
將簽具負(fù)責(zé)人承諾和指導(dǎo)教師意見(jiàn)（均須手簽）的紙質(zhì)文件于工作時(shí)間送至學(xué)生活動(dòng)中心405室。
五、審批流程
1.社團(tuán)須在活動(dòng)舉辦前申請(qǐng)預(yù)算且獲得批復(fù)才能在活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)。
2.校團(tuán)委青年社團(tuán)發(fā)展指導(dǎo)中心辦公室在預(yù)算申請(qǐng)材料提交后5個(gè)工作日內(nèi)完成審核，對(duì)申請(qǐng)結(jié)果及具體批復(fù)金額作出決定。
3.如學(xué)生社團(tuán)提交了打印店簽單預(yù)算申請(qǐng)，由校團(tuán)委青年社團(tuán)發(fā)展指導(dǎo)中心在經(jīng)費(fèi)批復(fù)后，為社團(tuán)開(kāi)具簽單批復(fù)卡。社團(tuán)可憑簽單批復(fù)卡到校團(tuán)委指定打印店進(jìn)行打印或制作，須在學(xué)生社團(tuán)簽單表上詳細(xì)記錄活動(dòng)名稱(chēng)、制作項(xiàng)目、簽單人、聯(lián)系電話(huà)等信息。
六、活動(dòng)后提交報(bào)銷(xiāo)材料
各校級(jí)學(xué)生社團(tuán)須在活動(dòng)結(jié)束后10天內(nèi)提交決算申請(qǐng)和報(bào)銷(xiāo)材料，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)與活動(dòng)宣傳總結(jié)直接掛鉤，須在指定新媒體平臺(tái)發(fā)布活動(dòng)宣傳報(bào)道方可辦理經(jīng)費(fèi)結(jié)算。
（一）報(bào)銷(xiāo)材料
社團(tuán)報(bào)銷(xiāo)材料提交應(yīng)包含以下內(nèi)容：
1.中國(guó)石油大學(xué)（北京）學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)決算申請(qǐng)表
2.中國(guó)石油大學(xué)（北京）學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)審批表
3.具體報(bào)銷(xiāo)材料
（1）發(fā)票
單獨(dú)一張紙打印，若發(fā)票金額超1000元須附加提交合同；發(fā)票上須有經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人的姓名和學(xué)號(hào)（黑色簽字筆在發(fā)票正面下方填寫(xiě)）；
若對(duì)公轉(zhuǎn)賬需要在發(fā)票上手寫(xiě)“對(duì)公轉(zhuǎn)賬”；
若供貨商發(fā)票不能開(kāi)具具體物品名稱(chēng)的，應(yīng)同時(shí)提供供貨商單位蓋章的物品明細(xì)清單。
（2）購(gòu)買(mǎi)記錄
線(xiàn)上購(gòu)買(mǎi)：訂單截圖(網(wǎng)購(gòu)平臺(tái)的截圖，必須展開(kāi)訂單信息，須包含付款時(shí)間、付款商家和實(shí)際支付金額等內(nèi)容)，具體示范見(jiàn)附件；
線(xiàn)下購(gòu)買(mǎi)：物資實(shí)物圖片（僅能在北京市內(nèi)的商家購(gòu)買(mǎi)，僅需提交電子版）。
（3）支付記錄
銀行卡、微信、支付寶等平臺(tái)支付截圖，具體示范見(jiàn)附件。
（4）簽領(lǐng)單
如購(gòu)買(mǎi)物資為發(fā)放的獎(jiǎng)品，簽領(lǐng)單須包含獎(jiǎng)品內(nèi)容、領(lǐng)取人簽字、領(lǐng)取人學(xué)院、領(lǐng)取人聯(lián)系方式等必要信息。
（5）說(shuō)明
word版本，須詳細(xì)說(shuō)明各項(xiàng)物資的用途。
（二）提交方式
以上材料須同步提交紙質(zhì)版和電子版，提交方式如下：
1.電子版材料
發(fā)送至校團(tuán)委青年社團(tuán)發(fā)展指導(dǎo)中心工作郵箱：[email protected]；提交時(shí)請(qǐng)將郵件主題命名為：xx社團(tuán)xx活動(dòng)報(bào)銷(xiāo)材料；
決算表和審批表須為word格式，無(wú)需填寫(xiě)意見(jiàn)及簽名；
報(bào)銷(xiāo)材料提交壓縮包（含發(fā)票、訂單截圖、支付截圖、簽領(lǐng)表掃描文件、說(shuō)明等）。
2.紙質(zhì)版材料
將簽具負(fù)責(zé)人承諾的紙質(zhì)文件于工作時(shí)間送至學(xué)生活動(dòng)中心405室，材料須按照決算表、審批表、報(bào)銷(xiāo)材料（先發(fā)票、再訂單截圖、再支付截圖）的順序放置。
七、補(bǔ)充注意事項(xiàng)
1.發(fā)票開(kāi)具要求：
發(fā)票抬頭：中國(guó)石油大學(xué)（北京）
稅號(hào)：12100000400006110Y
如未按照以上要求開(kāi)具發(fā)票，則不予報(bào)銷(xiāo)；抬頭或稅號(hào)錯(cuò)誤的，需重新開(kāi)具發(fā)票，不得手寫(xiě)修改。
2.發(fā)票開(kāi)票日期不得早于策劃案提交日期。
3.社團(tuán)報(bào)銷(xiāo)應(yīng)以支持活動(dòng)舉辦為申請(qǐng)?jiān)瓌t，校團(tuán)委報(bào)銷(xiāo)范圍僅限于與活動(dòng)直接相關(guān)的物資采購(gòu)、場(chǎng)地布置、宣傳物料、必要交通等支持性支出。
4.如有活動(dòng)涉及的打車(chē)費(fèi)（請(qǐng)使用網(wǎng)約車(chē)）報(bào)銷(xiāo)，須提前在預(yù)算中說(shuō)明，報(bào)銷(xiāo)時(shí)須提交發(fā)票、行程單及支付記錄。
5.學(xué)生活動(dòng)中購(gòu)買(mǎi)的演出或比賽服裝、體育器材及其他可重復(fù)使用的材料應(yīng)由相應(yīng)采購(gòu)部門(mén)妥善保管，循環(huán)使用。
6.活動(dòng)獎(jiǎng)勵(lì)應(yīng)以精神鼓勵(lì)為主。如需發(fā)放獎(jiǎng)品，獲獎(jiǎng)人數(shù)不得超過(guò)參加人數(shù)的三分之一；發(fā)放獎(jiǎng)品單人最高項(xiàng)獎(jiǎng)品不得超過(guò)200元；獎(jiǎng)品設(shè)置需有價(jià)格梯度。
7.不予報(bào)銷(xiāo)類(lèi)型：飲料、零食、餐飲、煙、酒、禮品、購(gòu)物卡、勞務(wù)費(fèi)等，未在預(yù)算中列支且未經(jīng)事前審批的新增采購(gòu)項(xiàng)目、發(fā)票內(nèi)容為“文具”“耗材”等籠統(tǒng)名稱(chēng)且未附清單的、同一活動(dòng)多次分批報(bào)銷(xiāo)、累計(jì)金額與預(yù)算明顯不符的、非活動(dòng)直接相關(guān)的物資采購(gòu)和充值類(lèi)花銷(xiāo)等。
8.校團(tuán)委支持社團(tuán)活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)原則上僅用于面向全校師生開(kāi)展的公開(kāi)活動(dòng)。與學(xué)校機(jī)關(guān)部門(mén)、學(xué)院職能工作相關(guān)聯(lián)的活動(dòng)不在此范圍內(nèi)；學(xué)生社團(tuán)日常運(yùn)行中的其他開(kāi)支，可爭(zhēng)取社團(tuán)業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位的支持。
9.訂單截圖、支付截圖、簽領(lǐng)單參考樣式如下。截圖須完整截整個(gè)頁(yè)面，不得打碼或私下修改。
學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)相關(guān)工作的最終解釋權(quán)歸校團(tuán)委青年社團(tuán)發(fā)展指導(dǎo)中心所有。